Wie kann man erfolgreich remote arbeiten?

Spätestens seit der Corona-Krise ist Remote Work im Homeoffice keine Ausnahme mehr, sondern Realität für unzählige Unternehmen. Während es für einige Unternehmen nichts Neues ist, dass Mitarbeiter*innen remote arbeiten, betreten viele in der aktuellen Situation Neuland. Es ist eine Art Experiment, dessen Auswirkungen für sie ungewiss sind, was bei einigen sicherlich für Sorgenfalten und Unruhe sorgt.

Aber wie gelingt erfolgreiches Remote Working? Was muss man beachten, damit die Produktivität im Home Office nicht nachlässt, sondern ganz im Gegenteil sogar steigt? 

Wir haben mit Anna Yona, der Mitgründerin von Wildling Shoes, über erfolgreiches Remote Working gesprochen. Denn bei Wildling wird überwiegend remote gearbeitet. Sie hat ihre Erfahrungen mit uns geteilt und wertvolle Tipps gegeben, die nicht nur für Remote Work gelten.

Über Wildling Shoes

Anna hat mit ihrem Mann Ran Wildling Shoes im Jahre 2015 gegründet, einen Online-Shop für besondere Schuhe, mit denen man das Gefühl hat, barfuß zu laufen. Denn anders als konventionelle Schuhe sind die Sohlen relativ dünner und die Materialien sind aus natürlicher, regionaler und daher nachhaltiger Herstellung. Mittlerweile existieren aber auch Showrooms in Köln und Berlin. Mit diesem Konzept haben Anna und Ran bereits mehrere Preise gewonnen, u.a. den Gründerpreis NRW.

Aber auch die Kund*innen haben sie überzeugt: 2016 gingen sie mit dem Online-Shop an den Start und haben mittlerweile 135 Mitarbeiter*innen, die fast zu 100% remote arbeiten. Lediglich im Bereich Lager und Logistik, die sie ebenfalls selbst betreiben, ist nicht remote. Im ersten Jahr verkauften sie 7000 Paar Schuhe, im letzten Jahr waren es bereits 150.000. 

Wie kam es zum Remote Work?

Setup des Remote Work

Da Wildling von Anfang an auf Remote Work gesetzt hat, ist die aktuelle Situation keine Herausforderung. Anna und Ran haben drei kleine Kinder, sodass remotes Arbeiten die bessere Lösung war, um Beruf und Familie zu vereinbaren. Am Anfang war das Team recht klein und bestand aus Freund*innen und Familienmitgliedern; also Menschen, die sie bereits gut kannten. Da sie mit ihrem Geschäft jedoch immer erfolgreicher wurden und dadurch der Personalbedarf stark stieg, musste natürlich eine Struktur aufgebaut werden, um ein großes Team, das sozusagen “physisch” dezentral arbeitet, zu managen. Der große Erfolg ihres Konzepts hat sie sozusagen selbst überrascht, denn sie hatten anfangs nicht damit gerechnet, dass sie einmal ein so großes Team aufbauen würden, sodass am Anfang auch kein Masterplan dafür bestand. Das Ganze ergab sich im Laufe der Zeit.

Die Richtung des Unternehmens

1. Die Definition einer Vision: Das Unternehmensziel

Zunächst gilt es, ein Unternehmensziel zu definieren und die Richtung vorzugeben. Was ist unsere Vision? Was wollen wir als Unternehmen erreichen? Welche Werte vertreten wir dabei? Was ist unsere Kernkompetenz? Das ist zunächst die Gesamtstrategie, die für alle gelten. Die Betonung liegt hierbei auf “wir”: Nämlich, dass alle gemeinsam dieses Ziel definieren, sich einbringen und dass es nicht “von oben” vorgegeben wird. So haben alle ein Mitspracherecht und dadurch die Motivation, etwas zu bewegen, weil sie ein aktiver Teil dieser Vision sind. Allerdings geschieht das nicht über Nacht, sondern ist ein Prozess, der natürlich Zeit in Anspruch nimmt.

2. Team Commitment

Ein Unternehmen besteht aus verschiedenen Teams. Und im nächsten Schritt geht es darum, dass jedes einzelne Team festlegt, wie sie konkret diese Vision verwirklichen können. Der Kundenservice hat schließlich eine andere Arbeitsweise als das Supply Chain Management und daraus resultiert, dass auch die Herangehensweise unterschiedlich ist.

3. Das individuelle Ziel

Letztendlich kommt es auf jede*n Einzelne*n an. Innerhalb des Teams können die Mitarbeiter*innen ihre persönlichen Ziele festlegen. Was will ich in 3 Monaten geschafft haben? Wie kann ich es erreichen? So haben sie auch Raum für Selbstbestimmung, was sehr wichtig ist, da man auf diese Weise Vertrauen signalisiert. 

OKR – Objectives and Key Results

OKR allgemein

Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse und Ziele, ist unterschiedlich groß und hat eine unterschiedliche Vorgehensweise. OKR ist eine moderne Managementmethode, die im Silicon Valley in den USA weit verbreitet ist und von Global Playern wie Google genutzt wird. Dabei geht es darum, dass sowohl das Unternehmen als Ganzes als auch die Mitarbeiter*innen im Besonderen Ziele (Objectives) definieren, denen dann konkrete Ergebnisse (Key Results) zugeordnet werden. 

Auf diese Weise bekommen die Mitarbeiter*innen mehr Autonomie, weil sie ihre eigenen Ziele definieren dürfen und ein Mitspracherecht haben, was ihre Zufriedenheit und die Identifikation mit dem Unternehmen maßgeblich steigert. Und besonders für Remote Working ist dies besonders wichtig, weil es keinen “zentralen” Ort für gemeinsames Arbeiten gibt, sodass Zufriedenheit und Identifikation durch mehr Vertrauen, Autonomie und Mitspracherecht erlangt werden.

OKR konkret

Die Objectives sind abstrakter Natur. Damit legt man fest, welches Ziel man erreichen will und welchen Mehrwert diese Zielsetzung für das Unternehmen haben soll, z.B. ein besseres Kundenerlebnis oder eine bessere Kundenzufriedenheit. 

Die Key Results sind konkreter, da man mit ihnen den Erfolg des Objectives konkreter messbar macht, sodass am Ende festgestellt werden kann, ob man sein Ziel erreicht hat oder nicht. Idealerweise sind die Key Results handfeste Kennzahlen, z.B. “unsere Kundenzufriedenheit ist um 30% gestiegen”.

OKR konkret bei Wildling Shoes

Bei Wildling werden pro Trimester 5 Unternehmensziele (“Objectives”) definiert, die aus Vorschlägen von den Teams und dem Input des Managements gemeinsam erarbeitet werden und auf die man sich dann fokussiert. Üblicherweise macht man das quartalsweise, aber Wildling hat bessere Erfahrungen mit Trimestern gemacht, weil man dadurch mehr Zeit auch für größere Ziele hat und nicht unter Druck gerät. 

Pro Objective gibt es im Falle von Wildling vier Key Results. Je nach Unternehmen können es auch mehr oder weniger Key Results sein. 

Wildling nutzt dabei das Projektmanagement-Tool “Asana” (asana.com), wo die OKRs in Textform abgelegt werden und als Aufgabe zugeteilt werden können. Jedes Team hat dazu ein eigenes Board. Die Tickets, wie sie genannt werden, können ganz einfach verschoben werden. So kann jede*r den Fortschritt auch einzelner Arbeitsschritte nachvollziehen, sodass das Tracking für alle transparent ist.

Die gesamte Organisation der Aufgaben findet dort statt, weswegen es auch eine Art virtuelles Büro für Wildling ist. Für Adhoc-Kommunikation wird Slack, ein Instant-Messenger, genutzt.

Aus den 5 Unternehmenszielen ergeben sich die entsprechenden Ziele und die Vorgehensweise für die jeweiligen Teams und dort wiederum für jedes einzelne Teammitglied. Dabei werden auch die “Ressourcen” dementsprechend verteilt: Wer wird wofür gebraucht? Wer übernimmt welche Aufgabe? Wichtig ist, darauf zu achten, dass das Pensum für eine Person nicht zu einer Überforderung führt. Wie die Teammitglieder dabei ihre eigene Arbeit bzw. das eigene Pensum aufteilen, ist ihnen selbst überlassen. Ob sie früh morgens arbeiten, abends oder am Wochenende, können sie selbst entscheiden.

Wöchentlich gibt es Bewertungen der Key Results, auf deren Grundlage man eine Prognose für den wahrscheinlichen Erfolg oder Misserfolg eines Ziels erstellen kann. Diese Prognose wird Confidence Level genannt. Dadurch hat man auch eine konkrete Grundlage, über die man sich mit den anderen Mitgliedern bzw. Teamleitungen austauschen kann, was Fortschritt oder Hürden angeht.

Wichtig ist bei Wildling, dass ein Misserfolg, welche Gründe er auch haben mag, keine Sanktionen zur Folge hat, dass aber auch ein Erfolg nicht mit Boni verbunden ist. Somit vermeidet man eine Ellenbogenmentalität zwischen den einzelnen Teammitgliedern, die dann in Konkurrenz zueinander stünden. Stattdessen geht es um Kooperation. Falls man ein bestimmtes Ziel nicht erreicht hat, wird dies gemeinsam analysiert und eventuell nachgebessert.

Insgesamt schafft man mit dieser Methode zum Einen Transparenz, weil jede*r weiß, warum man welches Ziel verfolgt und wo das Unternehmen steht und zum Anderen herrscht Gleichberechtigung, weil niemand bevorzugt oder sanktioniert wird und jede*r sich einbringen kann.

Teamspirit bei Wildling Shoes

Dadurch, dass man eine gemeinsame Vision hat, auf die man gemeinsam hinarbeitet, erreicht man hinsichtlich des Teamspirits schon eine Menge. Wichtig sind zudem Transparenz, eine ehrliche Kommunikation und natürlich Vertrauen: Dass nämlich die Mitarbeiter*innen selbstbestimmt arbeiten und man ihnen den Freiraum gibt, sie so arbeiten zu lassen, wie sie es wollen.

Auch wenn Remote Work bei Wildling wunderbar klappt, kann dies den persönlichen Austausch nicht komplett ersetzen. Darum finden alle acht Wochen Team-Treffen statt, sodass sich Teammitglieder*innen untereinander persönlich austauschen können.

Teamauswahl & Recruiting

Remote zu arbeiten muss man können und wollen. Und das sollte man auch nicht unterschätzen. Bewerber*innen sollte klar sein, dass sie, anders als üblich, nicht täglich ins Büro gehen und Arbeitskolleg*innen treffen. Für Menschen, die eine Familie haben, ist dies praktisch, weil sie dadurch Beruf und Familie besser vereinbaren können. Für Jüngere kann das eher ungewohnt sein und Zweifel rufen, weil sie während ihrer Arbeitszeit eventuell alleine Zuhause sind und alleine arbeiten. Es gibt auch Menschen, die sich im Face-to-face-Kontakt besser ausdrücken können als per Messenger. Zumindest in Köln und Berlin hat man in den Showrooms die Möglichkeit, in den angeschlossenen Co-Working-Spaces andere Kolleg*innen zu treffen. 

Die meisten Mitarbeiter*innen bei Wildling kommen jedoch sehr gut mit Remote Work zurecht. Denn es ist nicht so, dass sie gar keinen Kontakt zu ihren Kolleg*innen haben. Per Slack oder Google Meet stehen sie in ständigem Kontakt und es findet permanent ein Austausch statt; freilich nicht klassisch von Angesicht zu Angesicht. Allerdings macht die Technik es heutzutage möglich, dass man bei Kontakt keine Abstriche machen muss. Selbst Videokonferenzen mit vielen Mitgliedern sind möglich.

Fazit: Remote Work, was muss man beachten?

Besonders wichtig sind klare Strukturen und Organisation, denn Chaos im Remote Work kann man sich noch weniger leisten als bei konventioneller Büroarbeit. Überhaupt darf man an Konventionen nicht festhalten, wenn man remote arbeitet, sondern lernen, mit Tools zu arbeiten, die den (konventionellen) persönlichen Kontakt ersetzen. Das gilt auch für Arbeitsbereiche, für die persönlicher Kontakt vermeintlich unumgänglich zu sein scheint. Man sollte also nicht nur offen für neue Tools sein, sondern tatsächlich für eine komplett andere Arbeitsweise. Und die Tools, die man nutzt, sollten tatsächlich auch konsequent genutzt werden, um Transparenz zu schaffen und die Arbeitsprozesse nicht zu stören.

Ganz wichtig ist auch Vertrauen, das man den Mitarbeiter*innen entgegenbringt, weil die Kontrollmechanismen von Büroarbeit entfallen; schließlich kann man nicht sehen, was die Mitarbeiter*innen zu einem konkreten Zeitpunkt machen. Den Fortschritt der einzelnen Ziele bzw. die Arbeitsschritte kann man nur remote tracken. Man sollte Mitarbeiter*innen den Freiraum geben, selbstbestimmt zu arbeiten, egal zu welchem Zeitpunkt sie das machen. Denn Kontrolle bzw. Mikromanagement wirken sich eher negativ auf ihre Motivation aus. Andererseits sollten Mitarbeiter*innen diesem entgegengebrachten Vertrauen auch gerecht werden. Wenn man ihnen aber das Gefühl gibt, dass sie ein Teil des Unternehmens sind und nicht bloß Helfer*innen, damit die/der Chef*in sich etwas Schönes leisten kann, dann wird gegenseitiges Vertrauen auch kein Thema sein.

Aber auch wenn remote gearbeitet wird, sollte es in regelmäßigen Abständen Team-Treffen geben, um sich auch mal persönlich auszutauschen. Das Eine schließt das Andere nicht aus.

So eine Unternehmenskultur kann man aber nicht über Nacht erreichen, sie muss sich im Laufe der Zeit etablieren. Und Wildling geht mit sehr gutem Beispiel voran.

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